Condizioni Generali di Contratto “EWEI” – Desigenz Workshop 2018

Art. 1 – Le condizioni generali di contratto

1. Le presenti condizioni generali (le “Condizioni Generali”) regolano il contratto tra il candidato (di seguito, “il Candidato”) e la Eastwest European Institute s.r.l. (di seguito, la “Società” o “EWEI”) – Editrice del periodico “Eastwest”, registrazione n. 451 del 21.06.2004 presso il Tribunale di Milano, e del sito “www.eastwest.eu” – relativo al progetto di workshop “Desigenz Workshop” 2018 (di seguito, il “Workshop”) promosso dalla Società, in funzione della raccolta di candidature per partecipare alla selezione e dell’eventuale partecipazione gratuita a un workshop che si terrà a Milano il 12 e 13 novembre 2018, sponsorizzato da UniCredit S.p.A. e realizzato con la collaborazione di quest’ultima, con la possibilità di concorrere a premi e riconoscimenti, anche monetari (di seguito, il “Contratto”). Il Candidato potrà essere persona fisica italiano o di altro Paese.
2. Per quanto non disciplinato nelle presenti Condizioni Generali, si rinvia al documento “Terms and Conditions Desigenz Workshop 2018” (disponibile sul sito www.eastwest.eu e nell’ambito della procedura telematica di registrazione del Candidato), le cui previsioni costituiscono parte integrante e sostanziale delle presenti Condizioni Generali (cfr. All. n. 2).

Art. 2 – Perfezionamento del Contratto

1. Il Contratto si perfeziona all’atto della registrazione, da parte del Candidato, della propria candidatura sulla pagina del sito dedicata, con l’inserimento dei propri dati personali e la risposta alle domande previste dal formulario (di seguito, le “Informazioni”).

Art. 3 – Attività del Workshop – Riconoscimenti al Candidato

1. La Società utilizzerà le Informazioni ricevute ai sensi del Contratto al fine di sostenere e processare la candidatura del soggetto applicante al Workshop, che sarà oggetto di una call to action che avrà durata sino al 10 novembre 2018.
2. Se selezionato, il Candidato verrà invitato a sottoscrivere il Participation Agreement di cui all’Allegato n. 2 e, quindi, a partecipare al Workshop a Milano, nelle date del 12 e 13 novembre 2018, concorrendo a tutte le opportunità previste. Saranno a carico della Società tutti gli eventuali costi e spese, quali ad es. spese di viaggio, pernottamento, etc., che dovessero rendersi necessari per la partecipazione; il Candidato riceverà via email tutte le eventuali newsletter e/o analoghe comunicazioni informative e/o promozionali che dovessero essere realizzate dalla Società in relazione alle attività del Workshop.

Art. 4 – Durata del Workshop

1. La durata del Workshop è fissata dal 12 al 13 novembre 2018. La preparazione al Workshop è prevista dal 7 al 10 novembre e si svolgerà sotto forma di scambi di email.

Art. 5 – Informazioni

La Società rende noto: (i) che la propria denominazione sociale è Eastwest European Institute S.r.l., con sede legale in Roma, Via Gregorio VII n. 368, iscritta al n. 12156961000 del Registro delle Imprese di Roma, partita IVA 12156961000pec europeye@pec.it-, e-mail redazione@eastwest.eu; (ii) che tutta la documentazione contrattuale inerente il rapporto con il Candidato oggetto del Contratto sarà conservata dalla Società stessa in formato elettronico; (iii) che ogni eventuale richiesta di informazioni inerente il progetto di workshop in oggetto ed il Contratto potrà essere inviata al seguente indirizzo email della Società: redazione@eastwest.eu.

Art. 6 – Pubblicazione e modifica delle condizioni generali

1. Le Condizioni Generali inerenti il Contratto sono state pubblicate sul sito www.eastwest.eu all’atto dell’avvio del progetto di Workshop in oggetto e vengono rese stabilmente disponibili su di esso; le stesse, pertanto, possono essere in ogni momento consultate, scaricate e memorizzate su supporto durevole dal soggetto interessato, semplicemente accedendo alla relativa pagina web del predetto sito. Eventuali modifiche delle suddette Condizioni Generali saranno pubblicate con le medesime modalità e saranno efficaci per tutti coloro che effettueranno le Candidature dopo la loro pubblicazione.

Art. 7 – Dati personali

1. I dati personali del Candidato conferiti alla Società per effettuare la registrazione e per perfezionare e dare esecuzione al Contratto verranno trattati dalla Società stessa esclusivamente al fine di dare esecuzione al predetto Contratto, ai sensi dell’art. 6 del Regolamento UE 679/2016.
2. I dati personali dell’interessato raccolti durante la navigazione sul sito www.eastwest.eu verranno trattati dalla Società stessa esclusivamente al fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’utilizzo del sito stesso e per verificarne la funzionalità.
3. In ogni caso, tutti i predetti trattamenti verranno effettuati secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza e pertinenza e nel rispetto della normativa vigente, così come meglio indicato nell’Informativa resa dalla Società ex artt. 13 e 14, Regolamento UE 679/2016, riportata in calce alle presenti Condizioni Generali (All. n. 1).
4. La Società condividerà i dati personali dei Candidati (dati anagrafici, dati di contatto e dati relativi al curriculum vitae) con UniCredit S.p.A. (sponsor e partner del Workshop) quale autonoma Titolare dei relativi trattamenti, così come meglio indicato nell’Informativa resa da Unicredit S.p.A. ex artt. 13 e 14, Regolamento UE 679/2016 ed allegata al presente Contratto, ai seguenti fini:

• a) per la selezione dei Candidati al Workshop;
• b) per la preparazione del Workshop, inclusi i briefing e le altre attività correlate;
• c) per la partecipazione dell’interessato al Workshop, inclusa l’assegnazione dei premi ai progetti vincitori ai quali gli interessati abbiano contribuito.

Inoltre, il Candidato selezionato per la partecipazione al Workshop potrà, in sede di sottoscrizione del Participation Agreement riportato sub Allegato n. 2 al presente Contratto, fornire o meno il proprio consenso al trattamento dei dati personali anche (i) per le finalità di selezione per l’instaurazione di un rapporto di lavoro/collaborazione con Unicredit S.p.A. e/o (ii) per le finalità di documentazione e promozione delle attività del Workshop e di Unicredit S.p.A., anche attraverso clip video, immagini e foto realizzate durante il Workshop e pubblicate sulle pagine web della Società e di Unicredit S.p.A. e/o su altri social/media sui quali Unicredit S.p.A. non ha controllo, come meglio indicato nell’anzidetta Informativa resa da Unicredit S.p.A. ex artt. 13 e 14, Regolamento UE 679/2016.

5. Per ogni comunicazione da parte del candidato relativa al trattamento dei suoi dati personali, il candidato può rivolgersi al seguente indirizzo email: redazione@eastwest.eu.

Art. 8 – Legge applicabile

1. Il presente Contratto e le relative condizioni generali sono retti dalla legge italiana. Per ogni eventuale controversia, sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma.

Allegato n.1

Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016

1. Introduzione

I dati personali comunicati a Eastwest European Institute S.r.l. (di seguito “EWEI”) in funzione della selezione (che si svolgerà sino al 10.11.2018) e della partecipazione al Workshop Desigenz (di seguito, anche solo “Workshop”), che si terrà a Milano, dal 12.11.2018 al 13.11.2018, verranno trattati nel pieno rispetto del Regolamento EU 679/16 (di seguito, anche solo “GDPR”).

Titolare del trattamento dei dati personali è Eastwest European Institute S.r.l., con sede legale in Roma, Via Gregorio VII, n. 368.

Dati di contatto: email redazione@eastwest.eu; pec europeye@pec.it.

1. Categorie di dati trattati

EWEI raccoglie e tratta dati personali raccolti direttamente presso l’interessato nell’ambito della fase di registrazione e di selezione relativa al Workshop e di perfezionamento del relativo Contratto, quali, ad es., dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, età, nazionalità, sesso, etc.), dati di contatto (es. email, telefono, cellulare, etc.) nonché gli ulteriori dati personali richiesti nel form di registrazione presente sul sito (es. video/foto personale, università frequentata, anno accademico, hobby, questioni di interesse, opinioni personali, etc.).

EWEI, inoltre, raccoglie e tratta dati personali raccolti direttamente presso l’interessato che sia stato selezionato e che partecipi allo svolgimento del Workshop ed alle relative attività, in esecuzione del richiamato Contratto, anche attraverso clip video, immagini e foto realizzate durante il Workshop.

1. Finalità e Base Giuridica del trattamento dei dati raccolti

EWEI tratta i dati personali dei candidati e dei partecipanti al Workshop nel rispetto dei principi generali di necessità, correttezza, pertinenza e non eccedenza; in particolare, il trattamento dei dati avverrà, ai sensi dell’art 6, lett. b) e c), del GDPR, oltre che per l’adempimento agli obblighi di legge connessi allo svolgimento della selezione e del Workshop, per le seguenti finalità:

1. selezione dei candidati ai fini dell’eventuale partecipazione al Workshop. La base giuridica che legittima il trattamento è la necessità di procedere alla valutazione della Sua candidatura, ai fini della selezione stessa, in esecuzione del Contratto perfezionato dal candidato con EWEI; il conferimento dei dati personali richiesti per tale finalità non è obbligatorio; tuttavia, il rifiuto di conferirli comporta l’impossibilità di partecipazione alla fase di selezione del Workshop;
2. partecipazione dell’interessato al Workshop e svolgimento del Workshop stesso, incluse le attività connesse e conseguenti quali lo svolgimento delle verifiche del grado di soddisfazione dei partecipanti in merito al Workshop; la consegna di Premi e Awards al termine del Workshop, etc. La base giuridica che legittima il trattamento è la necessità di dare esecuzione al sopra richiamato Contratto perfezionato dall’interessato con EWEI e di consentire all’interessato stesso di partecipare al Workshop; il conferimento dei dati personali richiesti per tale finalità non è obbligatorio; tuttavia il rifiuto di conferirli comporta l’impossibilità di partecipare al Workshop.

1. Destinatari dei dati personali

I dati raccolti da EWEI potranno essere messi a disposizione dei Collaboratori del Titolare, in qualità di soggetti autorizzati, relativamente ai dati necessari allo svolgimento delle mansioni e degli incarichi assegnati, o, comunque, comunicati ai propri consulenti interni ed esterni, società di servizi informatici, in qualità di Responsabili Esterni, nel rispetto di quanto previsto dagli articolo 6, b) e c), e 28, del Regolamento.

EWEI, inoltre, comunica a UniCredit S.p.A. (partner e sponsor del Workshop), in qualità di Titolare Autonomo del trattamento, gli anzidetti dati personali del candidato, raccolti in occasione della registrazione, della selezione e della partecipazione del candidato stesso al Workshop. UniCredit S.p.A. potrà trattare tali dati per le sole finalità di cui al par. 2, lett. A dell’Informativa resa dalla stessa UniCredit S.p.A. ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 ed allegata al richiamato Contratto, salvi i casi in cui il candidato presti espressamente il proprio consenso al trattamento dei dati per ulteriori finalità indicate da UniCredit S.p.A..

Non è previsto alcun trasferimento dei dati extra UE.

1. Modalità di trattamento dei dati raccolti

Il trattamento potrà essere svolto anche con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza del trattamento. I dati trattati saranno aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità sopra elencate per le quali sono raccolti e successivamente trattati; saranno inoltre resi accessibili esclusivamente a dipendenti e collaboratori identificati e qualificati.

1. Diritti dell’interessato

Oltre al diritto di proporre reclamo o effettuare una segnalazione al Garante per la Protezione dei Dati Personali o, in alternativa, di presentare ricorso all’Autorità Giudiziaria, il soggetto interessato potrà far valere gratuitamente i diritti di seguito elencati rivolgendo apposita richiesta scritta al Titolare del trattamento presso gli indirizzi di contatto indicati nella presente informativa, mediante raccomandata a/r, e-mail o pec: art. 15, diritto di accesso; art. 16, diritto di rettifica; art. 17, diritto alla cancellazione (diritto all’oblio); art. 18, diritto di limitazione del trattamento; art. 20, diritto alla portabilità dei dati; art. 21, diritto di opposizione; art. 22, diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

1. Conservazione dei dati raccolti

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 GDPR 2016/679, i dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati. In particolare, le foto e i video del Workshop saranno conservati in archivi digitali per un periodo massimo di 3 anni. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali verranno cancellati o conservati in una forma che non consenta l’identificazione del candidato e del partecipante al Workshop, a meno che non persista la necessità del trattamento per adempiere ad obblighi di legge o per lo svolgimento di contenziosi iniziati prima del suddetto termine oppure per dare seguito a indagini o ispezioni di Autorità competenti ovvero ottemperare a provvedimenti delle Autorità stesse.

Allegato 2